Esimiesviestintä

Tässä tekstissä keskitytään esimiesvientään ja tarkemmin palautteen antamiseen. Innostava esimies motivoi ja antaa palautetta. Hän tietää, miten motivoida alaisiaan eli mitkä ovat kunkin työntekijän motiovaatiotekijät, sekä sisäiset että ulkoiset. Hyvä esimies elää oppiensa mukaan eli hän osaa itsekin ottaa vastaan palautetta ilman puolusteluja tai voimakkaita tunnereaktioita. (Mäntyjärvi, 2022.)

Katsoin aiheeseen liittyen TED Series -videon "The secret to giving great feedback". Videossa puhutaan siitä, kuinka palautteen antaminen ja saaminen on todella tärkeää, mutta tutkimusten mukaan vain 26% työntekijöistä kokee saamansa palautteen hyödylliseksi. Videon mukaan useimmat ihmiset eivät osaa antaa palautetta tavalla, jolla aivot voisivat hyödyntää sitä. Palautetta annetaan joko niin, että se ei ole riittävän konkreettista tai niin, että se on liian suoraa. Liian suora palaute johtaa siihen, että palautteen saaja asettuu puolustuskannalle. Videossa kerrotaan, että hyvä palautteenantotapa muodostuu neljästä eri vaiheesta:

1. Mikro-kyllä. Esimerkiksi palautteen antaja voi esittää kysymyksen, olisiko palautteen saajalla 5 minuuttia aikaa puhua.

2. Data-piste. Tässä vaiheessa palautteen saajalle kerrotaan suoraan ja selkeästi palaute. Esimerkiksi ei kannata kertoa palautteen saajalle "olet yleensä luotettava" vaan "kerroit lähettäväsi sähköpostin klo 11 mennessä, mutta en ole vielä saanut sitä". Palautteen saajalle tulee kertoa palaute mahdollisimman selkeällä tavalla, oli se sitten hyvää tai huonoa palautetta.

3. Kerro palautteen vaikutus. Esimerkiksi, "koska en saanut sinulta sähköpostia, en ole päässyt etenemään työtehtävissäni".

4. Päätä palaute kysymykseen. Esimerkiksi, "miten sinä näet tämän asian?" tai "mitä sinun mielestäsi meidän pitäisi tehdä?".

Hyvät palautteen antajat eivät ainoastaan anna palautetta rakentavalla tavalla, vaan he myös pyytävät palautetta aktiivisesti.

Mielestäni nämä ovat erittäin hyvät ohjeet palautteen antamiseen. Vaikka videossa kehotetaankin kertomaan palaute suoraan, on vaikeaa antaa palautetta siten, että se ei loukkaa palautteen saajaa. Myös palautteen saajan oma suhtautuminen vaikuttaa siihen, miten palaute koetaan. Itse esimerkiksi tiedän, että olen melko huono vastaanottamaan negatiivista palautetta ja otan sen liian helposti itseeni.

Ahosen & Lohtaja-Ahosen (2011) kirjan "Palaute kuuluu kaikille" mukaan palautteen tulee sisältää ohje tai neuvo siitä, kuinka ensi kerralla kannattaa toimia. Muuten palautteen saaja ei tiedä, miten muuttaa toimintaansa. Kirjan mukaan palautetta tulisi antaa kaikille samalla tavalla, eikä räätälöidä sitä palautteen saajan mukaan. Palautteen muodon tulisi olla aina sama, vain sen sisältö vaihtelee tilanteen ja palautteen saajan tarpeen mukaan. Kun palautekäytännöistä on sovittu, palautteen antamista ei tarvitse pelätä. Kirjan mukaan palautteen antaminen ei kuulu ainoastaan esimiehelle, vaan kaikkien työyhteisön jäsenten tulee voida antaa palautetta. Jatkuva palaute kaikilta varmistaa, että kuljetaan samaan suuntaan.

Tutkimusprofessori Jari Hakanen on myös sitä mieltä, että palaute vie tekemistä eteenpäin. Jos palautetta ei saa, ei työntekijä voi olla varma, tekeekö hän oikeita asioita. Tämä saattaa johtaa siihen, että työntekijä kokee työnsä merkityksettömäksi, mikä taas on huono asia työmoraalin ja hyvinvoinnin kannalta. Myös Hakanen kertoo, että palautteen antaminen ei kuulu ainoastaan esimiehelle, vaan kaikkien tulee voida antaa palautetta ja sitä tulee aktiivisesti pyytää. (Sarkkinen, 2017)

Olen samaa mieltä siitä, että palautteen antaminen ja saaminen on erittäin tärkeää. Itse kuitenkin koen myös, että usein pelkkä hyvä palaute ei riitä, vaan hyvän työn tekemisestä pitäisi palkita myös jotenkin konkreettisesti, esimerkiksi palkankorotuksilla, jotta työ tuntuu merkitykselliseltä.

Lähteet:

Ahonen, R. & Lohtaja-Ahonen, S. Palaute kuuluu kaikille. 2011. E-kirja. Management Institute of Finland Oy.

Mäntyjärvi, E. 31.1.2022. Johda viisaasti: 10 vinkkiä toimivampaan esimiesviestintään. Luettavissa: https://www.powercompetence.fi/johda-viisaasti-10-vinkkia-toimivampaan-esimiesviestintaan

Sarkkinen, M. 20.3.2017. Palaute on työelämän pienin suuri asia. Luettavissa: https://www.ttl.fi/tyopiste/palaute-on-tyoelaman-pienin-suuri-asia